Какие первичные документы оформляются сторонами договора аренды?

Арендные отношения оформляются договором аренды и актом приема-передачи объекта аренды. В период действия договора аренды могут оформляться акты выполненных работ по ремонту, документы на оплату коммунальных услуг. Арендатор может открывать инвентарную карточку на полученный объект и на улучшения в него. По окончании договора оформляются акты о возврате арендованного имущества и о передаче неотделимых улучшений арендованного имущества (при наличии). Также могут оформляться иные документы.

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

Договор аренды должен быть заключен в письменной форме, если хотя бы одна из его сторон является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (п. 3 ст. 23, п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 609 ГК РФ).

При этом договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ).

✔

Передача в аренду и возврат из аренды

Передача в аренду объектов аренды может оформляться двусторонним актом приема-передачи или иным документом. Форму акта можно согласовать в качестве приложения к договору аренды, включив в нее обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 1 ст. 655 ГК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

При передаче объекта в аренду в инвентарной карточке учета объекта основных средств по форме ОС-6 или по самостоятельно разработанной форме делается соответствующая отметка.

Арендатор на арендованный объект основных средств может открыть инвентарную карточку и учитывать объект по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем, если такой порядок документального оформления утвержден в его учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

При оказании арендодателем услуг по аренде он выставляет арендатору счет-фактуру и исчисляет НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 167, п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Для отражения в бухгалтерском и налоговом учете доходов и расходов по договору аренды достаточно оформить бухгалтерскую справку (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 10 - 12, 20, 37, 42 ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды", утв. Приказом Минфина России от 16.10.2018 N 208н, п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252, пп. 10 п. 1 ст. 264, ст. 313 НК РФ).

Ежемесячные акты оказанных услуг по договору аренды составлять необязательно (Письмо Минфина России от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067).

Возврат арендованного объекта основных средств от арендатора также оформляется двусторонним актом приема-передачи (ст. 655 ГК РФ). Форму акта можно согласовать в качестве приложения к договору аренды.

✔

Ремонт объекта аренды

Арендодатель обязан осуществлять капитальный ремонт переданного в аренду имущества за свой счет, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (ст. 616 ГК РФ).

В ходе ремонта арендатор может произвести отделимые и неотделимые улучшения объекта аренды (ст. ст. 623, 625 ГК РФ). При этом:

• произведенные арендатором отделимые улучшения арендованного имущества являются его собственностью, если иное не предусмотрено договором аренды. Такие улучшения по окончании договора аренды арендодателю не передаются;

• неотделимые улучшения, произведенные арендатором, принадлежат арендодателю как неотъемлемая часть арендованного имущества. Соответственно, после прекращения аренды арендатор по общему правилу имеет право на возмещение стоимости неотделимых улучшений, которые он выполнил за счет своих средств, при условии, что арендодатель согласовал их проведение.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт (в зависимости от условий договора аренды, способа проведения ремонта - подрядного или хозяйственного), могут являться (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.2016 N 20АП-2871/2016 по делу N А62-6177/2014):

• договор аренды, которым предусмотрены обязанности сторон по проведению соответствующего вида ремонта, а также условие о том, в чьей собственности остаются все улучшения, произведенные арендатором, и о возмещении стоимости неотделимых улучшений;
• договор подряда на ремонт объекта аренды;
• смета на производство ремонтных работ;
• акт о приемке выполненных работ (форма КС-2 или самостоятельно разработанная форма);
• справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3 или самостоятельно разработанная форма);
• товарные накладные на материалы, использованные при проведении ремонта;
• счета-фактуры подрядчика, выполнившего ремонтные работы;
• платежные поручения и выписки банка по расчетному счету, подтверждающие оплату арендатором приобретенных материалов и произведенных ремонтных работ;
• отчет арендатора об исполнении условий договора аренды.

Такой факт хозяйственной жизни, как передача неотделимых улучшений арендованного имущества арендодателю, может оформляться составлением акта приема-передачи неотделимых улучшений.

Передача арендатором арендодателю результатов работ, в том числе произведенных с привлечением подрядных организаций, по улучшению арендованного имущества, не отделимых без вреда для данного имущества, является объектом налогообложения по НДС. Арендатор должен выставить счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.11.2021 N 03-07-11/94566).

Выплата арендатору возмещения стоимости неотделимых улучшений подтверждается выпиской банка по расчетному счету.

Принятие к учету как отделимых, так и неотделимых (до передачи их арендодателю) улучшений в качестве отдельного инвентарного объекта основных средств может подтверждаться актом ввода основных средств в эксплуатацию (форма ОС-1 или самостоятельно разработанная форма) и отдельной инвентарной карточкой учета объекта основных средств по унифицированной форме ОС-6 или по самостоятельно разработанной форме (п. п. 4, 10 ФСБУ 6/2020 "Основные средства", утв. Приказом Минфина России от 17.09.2020 N 204н, п. 47 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

✔

Коммунальные услуги

Документальное оформление оплаты арендатором коммунальных услуг зависит от условий договора аренды, в котором может быть предусмотрено, что:

• арендатор возмещает расходы на оплату коммунальных услуг арендодателю, который самостоятельно оплачивает счета, выставленные ресурсоснабжающими организациями;
• арендатор напрямую оплачивает коммунальные услуги ресурсоснабжающим организациям, заключив с ними соответствующие договоры.

Расходы на компенсацию арендодателю стоимости коммунальных услуг могут подтверждаться (ч. 1, 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ):

• договором аренды;
• копиями счетов, полученными от арендодателя;

• составленным арендодателем на основе счетов, оформленных поставщиками коммунальных услуг, документом (актом, расчетной ведомостью), в котором расчетным путем (пропорционально арендуемой площади, если в арендуемом помещении отсутствуют приборы учета) или на основании данных приборов учета определена стоимость услуг, потребленных арендатором. В случае заключения арендатором (с согласия арендодателя) договоров непосредственно с ресурсоснабжающими организациями стоимость коммунальных услуг будет оплачиваться арендатором таким организациям, при этом арендодатель не будет участвовать в расчетах за коммунальные услуги.

В этом случае необходимо наличие следующих документов:

• договора аренды и договоров с поставщиками коммунальных услуг;
• счетов-фактур, счетов и документов, оформленных ресурсоснабжающими организациями.

Заказать услугу

Документы